Chuyen tu hoa don dien tu sang hoa don giay

Người bán hàng hóa được chuyển đổi hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy để chứng minh nguồn gốc xuất xứ hàng hoá hữu hình trong quá trình lưu thông và chỉ được chuyển đổi một (01) lần. Nhưng nhiều Doanh nghiệp vẫn đang nhầm lẫn loại hóa đơn điện tử chuyển đổi và hóa đơn giấy.

Tại bài viết dưới đây, Fast Software Company giúp Doanh nghiệp hiểu rõ hơn về 2 loại hóa đơn này.

>> Xem thêm tại:chuyển đổi hoá đơn điện tử

1. Hóa đơn điện tử chuyển đổi là gì?

1.1 Định nghĩa​

Hóa đơn được in từ hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy theo quy định của pháp luật được gọi là hóa đơn chuyển đổi. Tùy vào mục đích sử dụng khi người lập hóa đơn mà có thể chuyển đổi từ dạng hóa đơn điện tử trên sang hóa đơn giấy theo quy định của pháp luật.

1.2 Hóa đơn điện tử chuyển đổi cần đáp ứng điều kiện gì?​

Nếu kế toán muốn chuyển từ hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy thì cần phải đáp ứng đủ các điều kiện sau:

• Phản ánh toàn vẹn nội dung của hóa đơn điện tử gốc.

• Có ký hiệu riêng xác nhận đã được chuyển từ HĐĐT sang hóa đơn giấy.

• Có chữ ký và họ tên của người thực hiện chuyển từ HĐĐT sang hóa đơn giấy.

1.3 Hóa đơn chuyển đổi có giá trị pháp lý không? ​

Hóa đơn điện tử chuyển đổi thành chứng từ giấy thì không có giá trị pháp lý, mà chỉ có giá trị lưu trữ để ghi sổ.

Cụ thể, theo khoản 3, Điều 10, Nghị định 119/2018/NĐ-CP, Chính Phủ đã quy định như sau: “Hóa đơn điện tử được chuyển đổi thành chứng từ giấy thì chứng từ giấy chỉ có giá trị lưu giữ để ghi sổ, theo dõi theo quy định của pháp luật về kế toán, pháp luật về giao dịch điện tử, không có hiệu lực để giao dịch, thanh toán, trừ trường hợp hóa đơn được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế theo quy định tại Nghị định này.”

2. Chuyển từ hoá đơn điện tử sang hóa đơn giấy

Chuyển đổi hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy được quy định cụ thể tại Điều 12 Thông tư 32/2011/TT-BTC. Theo đó, HĐĐT có thể được chuyển đổi thành hóa đơn giấy cho nhu cầu lưu thông hàng hóa, quản lý hóa đơn của người mua gọi tắt là hóa đơn chuyển đổi với những yêu cầu sau:

2.1. Nguyên tắc chuyển đổi

Người bán hàng hóa được chuyển đổi hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy để chứng minh nguồn gốc xuất xứ hàng hoá hữu hình trong quá trình lưu thông và chỉ được chuyển đổi một (01) lần.

HĐĐT chuyển đổi sang hóa đơn giấy để chứng minh nguồn gốc xuất xứ hàng hóa phải đáp ứng các quy định nêu tại Khoản 2, 3, 4 Điều này và phải có chữ ký người đại diện theo pháp luật của người bán, dấu của người bán.

2.2. Điều kiện chuyển đổi hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy

Hóa đơn điện tử chuyển sang hóa đơn giấy phải đáp ứng đủ các điều kiện sau:

• a) Phản ánh toàn vẹn nội dung của hóa đơn điện tử gốc;

• b) Có ký hiệu riêng xác nhận đã được chuyển đổi từ hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy;

• c) Có chữ ký và họ tên của người thực hiện chuyển từ hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy.

2.3. Giá trị pháp lý

HĐĐT chuyển đổi có giá trị pháp lý khi bảo đảm các yêu cầu về tính toàn vẹn của thông tin trên hóa đơn nguồn, ký hiệu riêng xác nhận đã được chuyển đổi và chữ ký, họ tên của người thực hiện chuyển đổi được thực hiện theo quy định của pháp luật về chuyển đổi chứng từ ĐT.

3. Phân biệt hóa đơn điện tử chuyển ra giấy và hóa đơn giấy

Trên đây là mẫu HĐĐT chuyển đổi ra giấy. Cũng là bản giấy, tuy nhiên loại HĐĐT chuyển đổi ra giấy này lại khác hoàn toàn Hóa đơn giấy thông thường, cụ thể như sau:

– Mẫu: Số liên của hóa đơn điện tử được quy định là không có liên nên ở thông số số liên sẽ là số 0. VD: 01GTKT0/001 đối với hóa đơn giấy sẽ là số trong khoảng từ 2 đến 9.

– Ký hiệu (Số serial): Ký hiệu của hóa đơn điện tử được quy định là E.

VD: HĐĐT chuyển đổi ra giấy ký hiệu hiệu HM/17E còn đối với hóa đơn giấy đặt in thì Ký hiệu cuối cùng là P hoặc với hóa đơn tự in thì ký hiệu cuối cùng T.

– Chữ ký: Với hóa đơn giấy thông thường Doanh nghiệp phải thực hiện ký bằng tay. Nhưng với HĐĐT ra giấy có ký hiệu riêng xác nhận đã được chuyển đổi từ hóa đơn ĐT sang hóa đơn giấy và có chữ ký và họ tên của người thực hiện chuyển từ HĐĐT sang hóa đơn giấy.

– Hình thức: Ký hiệu riêng trên hoá đơn chuyển đổi từ HĐĐT sang hoá đơn dạng giấy bao gồm đầy đủ các thông tin sau: Dòng chữ phân biệt giữa hoá đơn chuyển đổi và HĐĐT gốc – nguồn (ghi rõ “HOÁ ĐƠN CHUYỂN ĐỔI TỪ HOÁ ĐƠN ĐIỆN TỬ”); họ và tên, chữ ký của người được thực hiện chuyển đổi; thời gian thực hiện chuyển đổi. Trong khi Hóa đơn giấy thông thường lại được viết tay trên giấy đặt in.

Bài viết trên đây đã giúp Doanh nghiệp phân biệt được 2 loại hóa đơn: HĐĐT chuyển đổi ra giấy và hóa đơn giấy.Doanh nghiệp dùng thử MIỄN PHÍ đầy đủ tính năng hóa đơn điện tử Fast Software Company trong 7 ngày, vui lòng liên hệ Hotline.

Công ty Cổ phần Phần mềm Quản lý Doanh nghiệp

Văn phòng tại TP Hà Nội​

Tầng 3, Tòa nhà CT1B, Khu VOV Mễ Trì, P. Mễ Trì, Q. Nam Từ Liêm, TP. Hà Nội Tổng đài: (024) 7108-8288 Hỗ trợ ngoài giờ FAO, HĐĐT: (024) 7108-8288 (line 4) Phần mềm khác: 098-119-5590 Góp ý, phản ánh: 090-340-0131